От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Важная часть этого шага – избавиться от бесконечных разлетающихся бумажек. Другими словами, не пишите на стикере, что должны кому-то позвонить; напишите это в вашей системе тайм-менеджмента. Не ставьте себе крестиков на руке и не шлите самому себе эсэмэски, чтобы напомнить о назначенной встрече; сразу занесите ее в календарь. Не оставляйте квитанции по оплате счетов на столе и не распечатывайте письма, чтобы напомнить себе о каких-то заданиях или встречах. Зафиксируйте это все в своей системе и позвольте ей помнить обо всех важных делах за вас. Если задания и напоминания на стикерах расклеены по всему офису, в машине и дома, вы никогда не сможете быть уверенным до конца, что ничего не забыли. Я видел множество людей, клеящих стикеры прямо на мониторы компьютеров. Сколько в этом иронии! Это тот предмет, который призван наиболее эффективно хранить информацию, и люди все равно игнорируют его самую полезную функцию, приклеивая пресловутый стикер. Это могут быть и записки, напоминающие о том, что надо сделать; документы, оставленные на столе до тех пор, пока вы до них не дойдете, и т. д. Так люди теряют счет своим обязанностям. Задания, записанные на всех этих бесконечных листочках, – как вещи, брошенные не на своем месте; они создают бардак в голове до тех пор, пока вы с ними не разберетесь. И, как вилкам, заданиям нужна система. Пользование исключительно одной системой гарантирует, что ничего не будет потеряно или забыто.

2. Вы должны иметь постоянный доступ к своей системе. Причем как из дома или офиса, так и удаленно с какого-нибудь мобильного устройства, как, например, смартфон. Что обычно случается, если нет доступа? Когда спрашивают, сможете ли вы прийти на собрание сегодня, вы вынуждены ответить: «Я проверю, когда вернусь в офис, и пришлю ответ почтой». Если кто-нибудь пригласит вас на ланч, придется ответить: «Я посмотрю, что у меня запланировано с утра, и позже перезвоню». Эти переписки и перезвоны! Вы не контролируете ситуацию, а лишь прибавляете себе работы.

Постоянный доступ к вашей системе – в офисе, дома или посредством мобильного устройства – сохранит контроль над обязанностями и временем. Вы всегда будете знать, где именно надо быть и что делать. Достаточно просто, не так ли? Но правда в том, что практически все регулярно страдают от опозданий, пропущенных встреч, забывания или откладывания заданий, невыполненных обещаний, повторных бронирований или нехватки времени. Вы можете победить эту неопределенность и избежать ошибок, если будете пользоваться одной системой с постоянным доступом.

Что должна уметь ваша система

Технологии всегда меняются, на рынок будут выходить новые инструменты, приложения, системы или смартфоны, чтобы помочь вам управлять информационными ресурсами. Дополнительные возможности, звоночки и свисточки могут быть полезными, удобными и даже забавными, но, какую бы систему вы ни выбрали, она должна выполнять три основные функции:

1. Формировать список дел на сегодня и на будущее (другими словами, назначать каждому заданию определенную дату).

2. Давать возможность просматривать точные и гибкие по времени обязанности на один и тот же день (назначенные дела и задания на день).

3. Создавать категории для информации (содержать контакты и записи).

Большинство компьютеров и смартфонов позволяют делать все эти вещи. Самая полезная – и, возможно, самая малоиспользуемая – функция дает возможность просматривать календарь (точные по времени дела) и список дел (гибкие по времени задания) на каждый день в одной и той же программе. Чтобы успешно управлять своим днем, надо одновременно видеть и то, где надо быть, и то, что надо сделать.

Давайте рассмотрим каждый из информационных ресурсов, чтобы понять, как лучше ими управлять и почему они так необходимы вашей системе тайм-менеджмента.

Система управления заданиями: список дел

Допустим, кто-то говорит: «Позвоните мне где-то через три недели после совещания (или проекта)». Как запомнить такое задание? Записать в свой календарь как точное по времени дело, хотя у него нет определенных даты и времени? Может, стоит внести в список дел, и пусть он маячит там все эти три недели? Прилепить стикер на стену в офисе?

Как вы можете догадаться, ни один из этих вариантов не идеален. Но если ваши задания систематизированы, они напоминают о себе ровно тогда, когда их нужно сделать. Тогда можете вспомнить о них, назначить приоритет и выполнить.

Систематизация просто означает хранение заданий в соответствии с той датой, когда вы должны их сделать. Нужно помещать каждое задание, попадающееся на пути, в сегодняшний или будущий список дел. Управление этими списками – это ваша система управления заданиями. Теперь посмотрим, как они будут работать на вас.

Как мы знаем, гибкие по времени решения проблем не записываются в календарь; они направляются в список дел. И не забывайте о ключах к эффективному использованию системы: применяйте только одну, избавьтесь от бесконечных листочков и имейте постоянный доступ к ней.

Если вы записываете все задания, можете быть уверены: вы всегда будете в курсе, что надо делать. Вы просто сверяетесь со списком дел, чтобы удостовериться, что ничего не забыли. Это снижает стресс, сохраняет спокойствие и дает чувство уверенности, что переделаете как свои обязательные дела, так и необязательные (но желаемые) дела для достижения успеха.

Большинство используют один длиннющий список дел, который продолжается и продолжается от одного дня к другому. Каждый раз, когда придумывают новое задание, добавляют его в список. И в конце концов каждый день пересматривают все задания, какие только пришли на ум, независимо от того, смогут их выполнить или нет (рис. 8.2). Как вы думаете, получится ли закончить хоть одно задание в такой ситуации? Скорее, нет. Вас не только будет ошеломлять количество записанных дел, но и сама мысль когда-нибудь их завершить будет выглядеть глупо.

Рис. 8.2

В конце концов, список пополнится парой дел в понедельник, еще что-то добавится во вторник и среду. Вы понадеетесь, что к четвергу с ними разберетесь, а в пятницу махнете на все рукой.

Систематизация заданий поможет не впасть в отчаяние. Вам надо помещать задания в те дни, когда их возможно сделать.

Рассмотрите день, показанный на рис. 8.3.